Ketidakpatuhan dalam pengurusan kewangan dan akaun

Ketidakpatuhan dalam pengurusan kewangan dan akaun

​

​

Pengenalan

Ketua Audit Negara telah membangkitkan kelemahan-kelemahan pengurusan kewangan dan akaun dalam laporannya tiap-tiap tahun. Kelemahan-kelemahan ini timbul kerana Arahan Perbendaharaan, lain-lain peraturan yang terkandung dalam Akta Prosedur Kewangan 1957, Pekeliling-pekeliling dan Surat-surat Pekeliling Perbendaharaan tidak dipatuhi sepenuhnya.

Berlanjutan daripada teguran di atas, Kerajaan telah memutuskan bahawa pelaksanaan Audit Dalam diperluaskan di Kementerian / Jabatan Persekutuan dan Kerajaan Negeri serta Penubuhan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) di Kementerian, Jabatan dan Badan-badan Berkanun Persekutuan sebagai satu langkah meningkatkan pengurusan kewangan dan akaun.

Berdasarkan kepada Laporan Ketua Audit Negara terhadap Penyata Akaun Awam dan Pengurusan Kewangan Tahun 2007, pada keseluruhannya Penyata Akaun Awam Kerajaan Persekutuan Tahun 2007 menunjukkan gambaran yang benar dan saksama serta rekod perakaunannya telah di selenggara dengan teratur dan kemas. Berhubung dengan pengurusan kewangan, didapati masih ada beberapa peraturan kewangan yang tidak dipatuhi sepenuhnya. Antara kelemahan yang dikenal pasti di mana telah menyebabkan ketidakpatuhan dalam pengurusan kewangan iaitu kekurangan pekerja, kekurangan latihan dalam aspek pengurusan kewangan, ketiadaan penyeliaan dan pemantauan yang rapi oleh ketua jabatan.

Definisi Audit Dalam

Audit Dalam didefinisikan sebagai satu bentuk pemeriksaan dan penilaian secara objektif, sistematik dan profesional ke atas urusan kewangan, pengurusan dan operasi lain sesebuah organisasi. Ianya juga merupakan satu fungsi bebas, yang memberi kepastian dan khidmat perundingan secara objektif untuk menambah nilai dan mempertingkatkan tahap operasi organisasi.

Objektif Audit Dalam

Objektif Audit Dalam adalah untuk membantu sesebuah organisasi menilai pengendalian dalaman dan aktiviti penyimpanan rekod. Ianya juga membantu sesebuah organisasi dalam mencapai matlamatnya melalui pendekatan yang sistematik dan berdisiplin untuk menilai dan menentukan keberkesanan semua proses kawalan dan tadbir urus.

Antara Isu-isu Yang Dibangkitkan Oleh Audit Dalam Berhubung Dengan Ketidakpatuhan Dalam Pengurusan Kewangan Dan Akaun

i. Isu Audit Kawalan Bajet

• Jumlah perbelanjaan tahunan melebihi peruntukan tahunan

• Tiada perancangan perbelanjaan supaya mengelak kekurangan atau lebihan peruntukan

ii. Isu Audit Kawalan Terimaan

• Tiada pemeriksaan mengejut dilakukan ke atas wang pungutan dan wang runcit (AP 309)

• Penyata Akaun Belum Terima (ABT) tidak disediakan dan dikemukakan kepada Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM) mengikut peraturan semasa

iii. Isu Audit Kawalan Perbelanjaan

• Melaksanakan pembayaran sungguhpun perbelanjaan telah melebihi peruntukan dengan alasan bahawa peruntukan tambahan akan diluluskan oleh Perbendaharaan tetap tindakan yang selanjutnya bagi mendapatkan peruntukan tambahan tidak diambil.

• Memecah kecil perolehan bagi mengelak sebut harga / tender dan perolehan yang tidak mengikut spesifikasi serta harga perolehan yang tidak munasabah.

Kekangan Yang Dihadapi Oleh Audit Dalam Yang Menyebabkan Masih Berlakunya Isu Ketidakpatuhan Dalam Pengurusan Kewangan Dan Akaun

• Pegawai yang ditempatkan di Bahagian Audit Dalam tidak semuanya mempunyai kelayakan, kemahiran dan pengetahuan yang menyeluruh berhubung dengan pengurusan kewangan dan akaun.

• Penyimpanan rekod kewangan dan perakaunan yang tidak teratur oleh pihak yang diaudit menjadi masalah kepada juruaudit kerana mereka tidak dapat menjalankan kerja-kerja audit dengan berkesan.

• Kerja-kerja pengauditan juga mungkin gagal kerana pihak yang diaudit enggan memberikan kerjasama membekalkan maklumat dan keterangan yang diperlukan dan penting.

• Dengan kurangnya komitmen yang diberikan oleh pihak pengurusan maka Bahagian Audit Dalam tidak diberi kebebasan dan kerjasama untuk memeriksa semua dokumen berkaitan bagi tujuan pengauditan.

• Timbulnya salah faham di peringkat yang diaudit bahawa tujuan pengauditan yang dijalankan oleh pihak Audit Dalam adalah untuk mencari kesalahan / kelemahan yang mana mengganggu proses kerja seharian dan hanya membuang masa mereka.

• Kurangnya pengetahuan dan kemahiran pegawai Audit Dalam juga menyebabkan mereka tidak berupaya untuk mengesan sebarang penemuan matan berhubung dengan penipuan atau penyelewengan yang cuba disembunyikan oleh pihak yang diaudit.

• Penggunaan teknik dan pendekatan pengauditan yang lemah juga menyebabkan ketidakpatuhan masih berlaku.

• Pegawai-pegawai yang terlibat dengan tugas-tugas kewangan kurang pengetahuan, pengalaman dan kemahiran.

Peranan Audit Dalam Dan Faktor Lain Dalam Menangani Isu Ketidakpatuhan Dalam Pengurusan Kewangan Dan Akaun

i. Peranan Audit Dalam

• Untuk mengesahkan rekod-rekod dan data kewangan berserta perakaunannya adalah tepat dan boleh dipercayai bagi membantu pihak pengurusan membuat keputusan.

• Untuk mengkaji tahap pematuhan kepada segala dasar, undang-undang, peraturan dan arahan yang berkuat kuasa bagi meningkatkan integriti, kredibiliti dan akauntabiliti sesebuah organisasi. Dengan kekerapan pengauditan, ia dapat mengurangkan ketidakpatuhan kepada arahan / peraturan dan secara tak langsung ianya dapat meningkatkan kesedaran serta mengurangkan risiko penyelewengan.

• Untuk mengkaji aktiviti organisasi bagi memastikan ianya diuruskan secara berhemah, cekap dan berkesan dengan memastikan setiap program / aktiviti yang dirancang adalah kos efektif dan mencapai objektifnya.

• Memberi khidmat nasihat mengenai kawalan dalaman terhadap semua sistem di mana ianya membantu pihak pengurusan dalam meningkatkan atau penambahbaikan ke atas sistem kewangan dan kawalan dalaman serta memastikan keberkesanan, kecekapan dan wujudnya kawalan dalaman yang mencukupi.

• Untuk melaporkan sebarang penemuan matan. Dengan kemahiran dan teknik pengauditan yang cekap yang diguna pakai akan membawa kepada penemuan matan maka secara tak langsung ianya dapat membantu pihak pengurusan dalam mengesan sebarang penipuan yang cuba disembunyikan oleh pihak-pihak tertentu yang berkepentingan peribadi.

ii. Faktor lain dalam menangani isu ketidakpatuhan

• Dengan pelaksanaan Sistem Perancangan dan Kawalan Belanjawan Elektronik (eSPKB) di mana ciri-ciri sistem tersebut mengambil kira prosedur kewangan dalam membuat kawalan dokumen contohnya Pesanan Tempatan mestilah disediakan terlebih dahulu daripada invois, pembayaran hanya boleh dibuat sekiranya peruntukan mencukupi bagi menampung perbelanjaan dan Buku Vot serta Buku Daftar Bil tidak perlu di selenggara kerana ianya boleh dijana daripada sistem e-SPKB.

• Sokongan atau komitmen serta penglibatan pihak pengurusan amatlah penting kerana tanpa kerjasama dan keprihatinan mereka maka segala pelaporan audit tidak berkesan kerana tiada tindakan susulan atau tindakan pembetulan dilakukan oleh pihak yang berkenaan.

• Inisiatif yang diambil oleh pihak pengurusan dalam memastikan pegawai-pegawai yang terlibat dengan tugas-tugas kewangan memiliki pengetahuan, pengalaman, kemahiran dan diberi latihan / kursus yang sepatutnya.

• Peranan pihak pengurusan dalam mengawasi dan memantau segala aktiviti yang dilakukan oleh pegawai-pegawai kewangan bagi mengelak berlakunya perkara yang tak sepatutnya dan pihak pengurusan juga haruslah memastikan segala rekod kewangan dan perakaunan disimpan dengan baik bagi tujuan rujukan serta membuat pemeriksaan mengejut sekurang-kurangnya dua kali setahun.

Penutup

Sebagai kesimpulannya, isu ketidakpatuhan dalam pengurusan kewangan dan akaun masih berlaku walaupun Bahagian Audit Dalam diwujudkan kerana terdapatnya kekangan yang dihadapi oleh pihak Audit Dalam contohnya kurangnya pengetahuan pegawai Unit Audit Dalam dan pegawai yang terlibat dengan tugas kewangan. Sehubungan dengan itu juga, terdapat beberapa peranan Audit Dalam dan faktor lain dalam menangani isu ketidakpatuhan tersebut contohnya peranan Audit Dalam dalam mengesahkan rekod-rekod dan data kewangan berserta perakaunan adalah tepat, komitmen dan penglibatan serta peranan pihak pengurusan dalam mengawasi segala aktiviti yang dilakukan oleh pegawai kewangan serta dengan pelaksanaan Sistem e-SPKB yang mana ciri-cirinya mengambil kira prosedur kewangan.

RUJUKAN :

• Asas Pengauditan (Edisi Kedua) Oleh Takiah Iskandar
• Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1979 : Pelaksanaan Audit Dalam Di Agensi-agensi Kerajaan Persekutuan
• Pekeliling Perbendaharaan Bil. 9 Tahun 2004 : Pelaksanaan Audit Dalam Di Kementerian / Jabatan Persekutuan Dan Kerajaan Negeri
• Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1996 : Garis Panduan Mengenai Penubuhan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun Di Kementerian, Jabatan Dan Badan-badan Berkanun
• Kertas Strategi Pelaksanaan eSPKB Di PTJ – Disediakan Oleh Pejabat Projek Aplikasi Kerajaan Elektronik, Jabatan Akauntan Negara Malaysia.

Disediakan Oleh: